Privacybeleid

Op deze pagina vind je de privacybeleid van SIOL. Deze is door het bestuur van SIOL op 12 april 2018 goedgekeurd. Indien je vragen hebt, dan kun je contact opnemen via contact@siol.nl. De PDF versie kan eventueel ook gedownload worden.

Inhoudsopgave

 1.      Privacybeleid.

1.1.       Jouw privacy
1.2.       Waarvoor verwerken wij je persoonsgegevens
1.3.       Persoonsgegevens die wij vastleggen
1.4.       Administraties
1.5.       E-mail
1.6.       Foto’s en video’s
1.7.       Recht van verzet
1.8.       Gebruik van persoonsgegevens door derden
1.9.       Social media
1.10.         Communicatiemiddelen gebruikt door vrijwilligers/werknemers
1.11.         Websites van SIOL en andere websites

2.      Tenslotte

2.1.       Vragen
2.2.       Meldpunt kwetsbaarheden?
2.3.       Wijzigingen privacybeleid
2.4.       Verantwoording

1.   Privacybeleid

1.1. Jouw privacy

SIOL hecht waarde aan jouw privacy en de daarbij horende bescherming van persoonsgegevens. Daarom willen wij je in dit privacybeleid heldere en transparante informatie geven over de wijze waarop SIOL persoonsgegevens verwerkt van leden, vrijwilligers, sponsoren, leveranciers, toernooideelnemers, en andere personen waarmee SIOL een relatie heeft. In dit document worden deze personen aangeduid met relatie.

 Uiteraard worden persoonsgegevens van relaties met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Hierbij houdt SIOL zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking is voetbalvereniging SIOL, Sportlaan 3, 5431 AP Cuijk.

 In dit document waar gesproken wordt over relatie zoals hierboven genoemd, wordt iedere rechtspersoon van 18 jaar en ouder bedoeld. Indien het om minderjarigen gaat, wordt daarmee de ouder/voogd bedoeld.

 In dit document waar SIOL staat, worden ook de toernooien 2 Brüder Cup en Jumbo Cuijk Indoor G-toernooi bedoeld.

1.2. Waarvoor verwerken wij je persoonsgegevens

Er zijn verschillende doeleinden waarvoor SIOL je persoonsgegevens verzamelt en verwerkt. In het kader van de activiteiten die SIOL uitvoert, verzamelt en verwerkt SIOL persoonsgegevens van de relatie: 

  • Wanneer de relatie lid van SIOL is/wordt:
    • Voor het verwerken van de contributie.
    • Voor het informeren over teamindelingen, competitie-indelingen en wijzigingen.
    • Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
    • Voor het (internationaal) overschrijven van/naar een andere voetbalclub.
  • Wanneer de relatie vrijwilliger van SIOL is/wordt:
    • Voor het eventueel uitbetalen van vrijwilligersvergoeding of onkosten.
    • Voor het informeren over werkroosters.
    • Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
    • Voor het aanvragen van een VOG (zie website voor toelichting).
  • Wanneer de relatie werknemer van SIOL is/wordt:
    • Voor het eventueel uitbetalen van loon of onkosten.
    • Voor het informeren over werkroosters.
    • Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
  • Wanneer de relatie sponsor van SIOL is/wordt:
    • Voor het verwerken van sponsorbedragen.
    • Voor het verlengen of uitbreiden van sponsorovereenkomsten.
    • Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
    • Voor het vervaardigen van sponsormateriaal. Dit is de enige uitzondering waar de gegevens van de relatie met onze sponsormateriaalleverancier uitgewisseld wordt, na het tekenen van de sponsorovereenkomst.
    • LET OP: sponsors als zijnde bedrijven vallen niet onder de AVG, tenzij de gegevens te herleiden zijn naar persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Voor transparantie en voor minimalisatie van gegevensverwerking is dit wel meegenomen in het privacybeleid.
  • Wanneer de leverancier van SIOL is/wordt:
    • Voor het eventueel uitbetalen van afgenomen diensten door SIOL.
    • Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
    • LET OP: leveranciers als zijnde bedrijven vallen niet onder de AVG, tenzij de gegevens te herleiden zijn naar persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Voor transparantie en voor minimalisatie van gegevensverwerking is dit wel meegenomen in het privacybeleid.
  • Wanneer de relatie mogelijk lid wordt van SIOL:
    • Voor het onderhouden van het contact tot het moment dat je lid wordt of ervan afziet.
  • Wanneer de relatie meedoet aan een toernooi georganiseerd door SIOL:
    • Voor het verwerken van de contributie.
    • Voor het informeren over teamindelingen, poule-indelingen en wijzigingen.
    • Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
  • Wanneer de relatie contact opneemt met SIOL via e-mail, Facebook, Twitter of andere social media:
    • Voor het onderhouden van het contact.

De gegevens, of daar een deel van, worden alleen gebruikt door de vrijwilligers en werknemers die dat nodig hebben voor de uitvoering van zijn of haar functie. Bijvoorbeeld: de penningmeester mag gebruikmaken van het rekeningnummer om contributie te heffen. De trainer van een team mag hier geen gebruik van maken, en heeft dan ook geen toegang tot dit gegeven.

Verwerking van je persoonsgegevens blijft beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze nodig zijn. De gegevens van de relatie blijven maximaal 2 jaar bewaard na het beëindigen van de relatie. Tenzij het om financiële gegevens gaat, dan is SIOL wettelijk verplicht deze 7 jaar te bewaren.

1.3. Persoonsgegevens die wij vastleggen

V : verplicht, O : optioneel, - : niet van toepassing

 

1.4. Administraties

SIOL voert een aantal administraties om de voetbalclub draaiende te houden. Hierbij minimaliseren we de persoonsgegevens in het systeem, maar voldoende om een goede administratie te kunnen voeren.

Sportlink systeem van de KNVB
SIOL-site contentmanagementsysteem aangesloten op Sportlink
2BrüderCup-site contentmanagementsysteem voor 2BrüderCup
Sponsoradministratie lokale administratie om sponsoren en Vrienden van SIOL vast te leggen
Contributieadministratie webapplicatie voor innen van contributie
Salarisadministratie webapplicatie voor voeren van salarisadministratie

1.5. E-mail

SIOL verstuurt nieuwsbrieven via e-mail om haar relaties te informeren over de ontwikkelingen binnen de voetbalclub. Daarnaast worden e-mails verstuurd om evenementen aan te kondigen zoals de kerst- en nieuwjaarsborrel, het vrijwilligersfeest, et cetera. Je kunt altijd de toestemming voor het versturen van e-mail intrekken door de afmeldlink in de e-mail te gebruiken of door te antwoorden op de e-mail.

1.6. Foto’s en video’s

Gedurende wedstrijden, toernooien, en andere evenementen kunnen foto’s en/of video’s worden gemaakt door onze huis-/wedstrijdfotograaf of cameraman. Deze foto’s en/of video’s kunnen op een van de websites van SIOL of social media terechtkomen. Bij het plaatsen op een van deze media wordt altijd beoordeeld of ze niet aanstootgevend zijn. Dit geldt ook voor de fotozuil die in de kantine van SIOL is geplaatst. Indien er toch een foto op staat die je privacy aantast, stuur dan een e-mail naar contact@siol.nl onder vermelding van de referentie naar de foto/video.

SIOL heeft geen invloed op foto’s en video’s die gemaakt zijn door derden en die geplaatst zijn op social media. Indien je van mening bent dat SIOL hier een rol in speelt of kan spelen om de betreffende foto’s/video’s te verwijderen, neem dan contact op met SIOL via contact@siol.nl met een duidelijke verwijzing waar het materiaal zich bevindt. SIOL zal hier dan advies geven of helpen om het materiaal te verwijderen. Ben je er wel van bewust dat eenmaal geplaatste gegevens op social media zich moeilijk laten verwijderen. Hierin heeft SIOL geen verantwoordelijkheid, tenzij door SIOL zelf geplaatst.

1.7. Recht van verzet

Indien je in het geheel geen prijs stelt op nieuwsbrieven of aankondigingen van evenementen, stuur dan een e-mail naar contact@siol.nl met de beschrijving welke informatie je niet meer wil ontvangen. 

Indien je informatie wenst over welke gegevens wij vastgelegd hebben, of wil je gegevens wijzigen, neem dan contact op met de ledenadministratie via ledenadministratie@siol.nl.

1.8. Gebruik van persoonsgegevens door derden

SIOL laat geen gebruik van persoonsgegevens door derden zelf toe voor commerciële, charitatieve of ideële doeleinden.

1.9. Social media

SIOL gaat graag, via het web en (eigen) socialmediakanalen, in dialoog met leden, vrijwilligers, gebruikers van apps en bezoekers van de website. Het doel is om nuttige en relevante informatie te bieden en/of vragen die via social media kenbaar worden gemaakt te beantwoorden. SIOL volgt actief hiervoor het internet en socialmediakanalen, zoals Facebook, Twitter, LinkedIn en Instagram. Hierbij spant SIOL zich in om discussies op deze kanalen te volgen, daaraan deel te nemen en/of er proactief op in te gaan en individuele, relevante vragen en opmerkingen te beantwoorden. SIOL behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om niet op iedere vraag of opmerking te reageren. Aan het wel of niet inhoudelijk reageren kan dan ook geen enkel recht worden ontleend. Het kan voorkomen dat bij het deelnemen aan discussies en het beantwoorden van vragen of het reageren op opmerkingen, SIOL (persoons)gegevens vast zal leggen. Deze worden uiteraard in overeenstemming met dit privacybeleid verwerkt. SIOL is niet verantwoordelijk voor de omgang met persoonsgegevens door andere deelnemers aan haar socialmediakanalen of de content op haar socialmediakanalen. Indien de relatie vragen of opmerkingen heeft, kan de relatie contact opnemen met SIOL via contact@siol.nl.

1.10. Communicatiemiddelen gebruikt door vrijwilligers/werknemers

Voor het uitoefenen van bepaalde functies binnen SIOL, kan de desbetreffende vrijwilliger/werknemer gebruikmaken van communicatiemiddelen waarop SIOL geen invloed heeft. Onder communicatiemiddelen worden verstaan: e-mails, WhatsApp/Messenger, direct messages zoals via Facebook en Twitter, telefoongesprekken, et cetera. De vrijwilligers en werknemers dienen zich te houden aan dit privacybeleid. Voorbeelden van communicatie via WhatsApp: een leider die alle ouders en kinderen in een groepsapp toevoegt, of de scheidsrechtercoördinator die alle scheidsrechters in een groepsapp toevoegt.

1.11. Websites van SIOL en andere websites

Op de websites van SIOL tref je een aantal links aan naar andere websites. SIOL draagt echter geen verantwoordelijkheid met betrekking tot de omgang door die partijen met uw gegevens, tenzij het een leverancier van SIOL is. Lees hiervoor de privacyverklaring, indien aanwezig, van de site die je bezoekt. 

De volgende websites vallen onder verantwoording van SIOL:

2.   Tenslotte 

2.1. Vragen

Heb je na het lezen vragen of opmerkingen over ons privacybeleid, dan kun je deze richten aan: SIOL, onderwerp Privacy, Sportlaan 3, 5431 AP Cuijk of via e-mail: contact@siol.nl.

2.2. Meldpunt kwetsbaarheden?

Ben je deskundig en ontdek je een kwetsbaarheid in onze systemen? Help ons dan door deze kwetsbaarheid te melden via contact@siol.nl. Zo kunnen we samen de veiligheid en betrouwbaarheid van onze systemen verbeteren.

2.3. Wijzigingen privacybeleid

SIOL behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Wij adviseren je dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien SIOL een belangrijke wijziging doorvoert die gevolgen heeft voor de wijze waarop SIOL de persoonsgegevens van relaties verwerkt, dan maken wij dit kenbaar via berichtgeving op onze website, in onze nieuwsbrief of op social media.

2.4. Verantwoording

Voor het toepassen en uitvoeren van dit privacybeleid is het bestuur van SIOL verantwoordelijk.

 12 april 2018

Delen

voeg je eigen gadgets toe aan deze pagina!